为了规范采用通讯形式召开理事会及常务理事会事宜，根据《 章程》第四章第二十一条和第二十四条规定制订本办法。

第一条：条件及事项

不需当面讨论、辩论，且需要通报理事会或常务理事会的事项；需要完善和征求意见的事项；其他非重大特殊事项，由于组织工作困难等原因而不得不采取通讯形式召开的会议。

每届通讯形式召开的理事会和常务理事会次数不能超过下列次数：

理事会：2次

常务理事会：5次

第二条：时间及期限

在没有特别规定召开期限的情况下，通讯召开理事会及常务理事会的期限为发本次理事会或常务理事会召开文件之日起到发下次会议文件之时止。这期间可以分阶段就某些事项内容进行意见征求、讨论和形成决议。

第三条：形式和要求

秘书处以 “（   ）中锻压字（   ）号”文件的形式通知会议内容，并确定：意见返回形式；通过决议的方法及决议发布的形式等。通知中必须明确下列内容：

1．注明是第几次理事会或常务理事会。

2．会议讨论的内容，对要讨论的内容必须以附件的形式提供详细的介绍和说明，有计划书的要提交计划书；是文件的要提交全部文本文件作为附件。

3．必须以附件形式提供讨论意见回执表。

4．标明通过表决内容的时间表及完成决议的形式，需要反复征求意见的，必须反复征求。

第四条：一般程序

一般情况下，对会议的内容（表决的事项）必须进行一次意见和建议征集，再根据所征集的意见及建议对会议内容（表决的事项）进行修改或调整后，提交代表表决，也可以征集意见的同时进行一次性表决。

第五条：征集意见和表决

1．需要特别表决的，必须进行表决。

2．征集意见后就能形成文件或行动的，不再进行表决。

3．为了表决的有效性和征集意见的全面性，秘书处必须确保有关人员全部收到了征求意见和表决的文件等通知。

本规定自2013年9月起执行。